Comment se déroule une réunion
Avant
Préparer la réunion
Depuis votre compte, vous créez la réunion : un titre, une date et la langue dans laquelle elle se tiendra. Deux informations facultatives changent beaucoup le résultat.
- L’ordre du jour. Le compte rendu reprend ses points, dans l’ordre, au lieu de suivre le fil de la conversation.
- La liste des participants attendus. Chacun trouvera son nom dans une liste au lieu de le taper, et les noms propres seront mieux reconnus dans la transcription.
Le prix estimé s’affiche selon la durée prévue, à côté de votre crédit restant.
En arrivant
Le QR code, et c’est tout
Quand vous ouvrez la réunion, un QR code s’affiche en plein écran. Projetez-le sur l’écran de la salle, ou montrez votre téléphone. Un bouton copie aussi le lien, pour qui n’a pas d’appareil photo.
Le participant scanne, et une page s’ouvre dans son navigateur. Il :
- choisit son nom dans la liste, ou le tape ;
- lit ce qui sera enregistré, pourquoi et pour combien de temps, puis accepte ou refuse ;
- laisse son adresse e-mail s’il veut recevoir les documents (facultatif) ;
- touche « Je suis prêt » et pose son téléphone devant lui.
Vous voyez les arrivées en direct et pouvez retirer quelqu’un. Une réunion accepte 10 téléphones au plus. Le lien cesse de fonctionner à la fin de la séance, et vous pouvez en générer un nouveau à tout moment si une photo du QR code circule.
Sur iPhone, un écran verrouillé coupe le micro. La page garde l’écran allumé et le rappelle au participant. Il suffit de ne pas appuyer sur le bouton de veille.
Pendant
Vous pilotez, les téléphones suivent
Vous seul démarrez, mettez en pause, reprenez et arrêtez l’enregistrement. Les téléphones des participants suivent d’eux-mêmes, en deux secondes au plus. Les pauses ne sont pas facturées.
Votre écran affiche la durée écoulée, le coût en cours et votre crédit. Si le crédit s’épuise, vous êtes prévenu, mais l’enregistrement continue : une réunion n’est jamais coupée en plein vote. Le complément se règle à la fin. Une séance dure 4 heures au plus.
Comment on sait qui parle
Quand Sophie parle, tous les téléphones de la table l’entendent. Mais le sien, posé devant elle, l’entend le plus fort. TranscripRoom compare le volume capté par chaque téléphone, phrase par phrase, et attribue la phrase à celui qui domine. Les captations des voisins, plus faibles, sont écartées pour éviter les doublons.
Quand aucun téléphone ne domine nettement (deux personnes parlent en même temps, ou quelqu’un parle depuis le fond de la salle), le passage est transcrit et marqué « voix à identifier ». C’est aussi ce qui arrive à la personne qui a oublié son téléphone. Avant l’édition des PDF, vous pouvez donner un nom à ces voix d’un clic, ou les laisser anonymes.
Aucune empreinte vocale n’est utilisée : l’attribution repose sur le téléphone, jamais sur la voix.
Après
Régler, puis recevoir
À l’arrêt, la durée de la séance est décomptée de votre crédit. S’il ne suffit pas, trois possibilités s’offrent à vous :
- payer le complément par carte, tout de suite ;
- envoyer le lien de paiement à la personne qui règle, trésorier ou comptabilité ;
- acheter un pack d’heures, qui couvre cette réunion et les suivantes à un meilleur prix.
Tant que la séance n’est pas réglée, rien n’est transcrit. Sans paiement sous 7 jours, l’enregistrement est supprimé.
Une fois la séance réglée, la transcription démarre. Quelques minutes plus tard, vous recevez un courriel avec les deux PDF, qui restent aussi téléchargeables depuis la fiche de la réunion. Les participants qui ont laissé leur adresse les reçoivent aussi.
Les deux PDF
La transcription intégrale contient tout ce qui a été dit, dans l’ordre, avec l’heure et le nom de chacun. Rien n’y est résumé ni reformulé. C’est le document de référence.
Le compte rendu est rédigé par une intelligence artificielle à partir de l’intégrale. Il suit votre ordre du jour : pour chaque point, un résumé, les décisions prises et les actions décidées, avec la personne chargée et l’échéance quand elles ont été dites. Relisez-le avant de le diffuser.
Le compte rendu ne vous convient pas ? L’intégrale vous appartient : confiez-la à l’outil de votre choix.
Ensuite
Ce qui viendra après l’ouverture
- Un seul téléphone au centre de la table, pour les petites réunions : les voix seront séparées automatiquement, puis nommées grâce à un tour de table au démarrage (« Je suis Marie, trésorière »). Même prix : c’est la durée qui compte.
- Le dépôt d’un enregistrement de visioconférence (Zoom, Teams, Meet), au même tarif.
- D’autres langues pour le site et l’espace organisateur : anglais, espagnol et italien d’abord.